2016年2月アーカイブ

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、次のような種類がある。

社内発信文書起案文書
報告書
議事録
手紙文書

目的
→社内向けの通知・依頼等の発信→合議・意思決定
→報告
→記録・確認
→社外向けの発信

左横書き
・用紙はファイルやコピーの便宜を考え、左端2.5㎝、右端1㎝程度の余白をおく。

件名
・1つの文雷には、1つの要件だけを述べるのが原則。

意図が明確になり、相手が理解しやすい。

・文書には、簡潔で一読すれば本文の内容がつかめるような件名をつける。

件名の後に、照会、回答、依頼、通知などの文書の区分をカッコ書きで記載する。

あて先
・相手の役職名、氏名は絶対に誤記しない。

・原則として、役職名だけを記載する。

(例)人事部長殿
・あて先が複数の時は、あて先欄にすぺてのあて先名を記載し、それぞれのあて先名を朱線で表示する。

(例)特許部長殿
・あて先が多い場合は、あて先欄に「末尾記載の通り」と表示したうえで、本文末尾に「同文送付先」または「写し送付先」と記載して、同一文書の送付先を明らかにする。

発信番号
・各部門備えつけの発信簿により、一連の発信番号をとる。

発信部門名と年度数字などの組合わせにより採番する。

発信年月日
・動ず発信年月日を記入すること。

発信文書とは通知文、依頼文などを指し、連絡を主な目的とした文書で、ビジネス文書の基本的なものである。

また、この基本は、起案文書、報告書、議事録、手紙文書の作成にあたっても共通だが、それぞれの文書により様式などは異なる。

JDPホールディングス株式会社

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