2016年3月アーカイブ

後輩をほめるときの心構えについても、少しふれておく。

人をほめるときの基本は、自然な感情でほめるということだ。

お世辞を言って相手を持ち上げようといった"まやかし"の感情は必ず相手に伝わってしまう。

仕事を手伝ってもらって助かった、後輩の仕事ぶりに感心した、といった自然な感情を、素直にほめ言葉に託すのが一番だ。

ほめるべきところが目につけば、その場ですぐほめるようにする。

たとえば、書類を作成してもらい、上司にほめられたようなときは、「ありがとう、助かったよ」といった感謝の言葉を添えることである。

すぐにそのことを伝え、直接、その場で本人をほめることが基本だが、ときには間接的にほめるのも効果がある。

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発信文書の作成方法

原則として左から横書きにする。

ただし、あいさつ状は線書きの場合もある。

用紙は、相手の便宜を考え、左端2.5センチ、右端1センチ程度の余白をとる。

・敬称の使い方
a官公庁・会社など団体名、部門名あての時→「御中」

b役職名あての時→「殿」

c役職名および氏名あての時→「様」

d一つのグループの各人あての時→「各位」または「・・・の皆様へ」

e個人あての時→「様」

f議員や恩師あての時→「殿」や「様」でもよいが、「先生」のほうがふさわしい。

■発信番号
・発信簿を作り、発信番号をとって記入する。

ただし、重要性のない文書については発信番号を省略できる。

■発信年月日
・必ず発信当日の年月日を記入する。

特に商取引上の文書は、発信年月日が法律上重要である。

■発信者名
・文書の性質、内容、あて先などを考慮のうえ決める。

原則として、発信者は、あて先と同じレベルとし、必ず役職名だけでなく、氏名も記載する。

・会社によって代表者の表示の仕方が違うので注意する。

(例)
「社長」

「取締役社長」

「代表取締役社長」

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業務の進捗状況や実施結果、社内外の情勢の変化などについて報告する場合、報告書を作成する。

(1)時機を失しない。

・報告書は時機を失しないように提出する。
・急ぐ場合は、先に口頭で報告してから報告書を作成するが、この場合でも提出が遅くなってはならない。また、提出期日が決められている場合は期日を厳守する。

(2)報告内容は、報告相手の必要度に合わせて簡潔に書く。

・相手が上級役職者になるほど、簡潔にする(要点ははずさない)。

(3)報告書のフォーマット(書式)がある場合にはそれにしたがう。

(4)平易で簡潔な文章で書く。

(5)重要な点から先に述べる。

(6)客観的事実をありのまま書く。

(7)自分の意見を述べる時は、客観的事実とはっきり区別して別項目で書く。

(8)引用した資料め出典など、情報の出所を明らかにする。また、その信頼度もつけ加える。

(9)本文の理解を助けるための資料は、添付書類にする。

(10)長い報告書になった場合は、論旨に混乱はないか注意する。

この場合、要約したものを最初につける。

(11)必ず読み返す。

特に数値に誤りがないか確認する。

誤字、脱字は一番失礼にあたる。

文書を作成したら、必ず読み直しをする。

頭語と結語を合わせる。

文章だけでなく、
・印刷の質
・用紙の種類
・ワードプロセッサにするか、タイプにするか
・毛筆にするか(相手や内容によっては毛筆も必要)にも注意をはらい、内容、体裁とも品格を落とさないように気をつける。

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