業務の進捗状況や実施結果、社内外の情勢の変化などについて報告する場合、報告書を作成する。
（１）時機を失しない。
・報告書は時機を失しないように提出する。
・急ぐ場合は、先に口頭で報告してから報告書を作成するが、この場合でも提出が遅くなってはならない。また、提出期日が決められている場合は期日を厳守する。
（２）報告内容は、報告相手の必要度に合わせて簡潔に書く。
・相手が上級役職者になるほど、簡潔にする(要点ははずさない)。
（３）報告書のフォーマット(書式)がある場合にはそれにしたがう。
（４）平易で簡潔な文章で書く。
（５）重要な点から先に述べる。
（６）客観的事実をありのまま書く。
（７）自分の意見を述べる時は、客観的事実とはっきり区別して別項目で書く。
（８）引用した資料め出典など、情報の出所を明らかにする。また、その信頼度もつけ加える。
（９）本文の理解を助けるための資料は、添付書類にする。
（10）長い報告書になった場合は、論旨に混乱はないか注意する。
この場合、要約したものを最初につける。
（11）必ず読み返す。
特に数値に誤りがないか確認する。
誤字、脱字は一番失礼にあたる。
文書を作成したら、必ず読み直しをする。
頭語と結語を合わせる。
文章だけでなく、
・印刷の質
・用紙の種類
・ワードプロセッサにするか、タイプにするか
・毛筆にするか(相手や内容によっては毛筆も必要)にも注意をはらい、内容、体裁とも品格を落とさないように気をつける。
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