原則として左から横書きにする。
ただし、あいさつ状は線書きの場合もある。
用紙は、相手の便宜を考え、左端2.5センチ、右端1センチ程度の余白をとる。
・敬称の使い方
a官公庁・会社など団体名、部門名あての時→「御中」
b役職名あての時→「殿」
c役職名および氏名あての時→「様」
d一つのグループの各人あての時→「各位」または「・・・の皆様へ」
e個人あての時→「様」
f議員や恩師あての時→「殿」や「様」でもよいが、「先生」のほうがふさわしい。
■発信番号
・発信簿を作り、発信番号をとって記入する。
ただし、重要性のない文書については発信番号を省略できる。
■発信年月日
・必ず発信当日の年月日を記入する。
特に商取引上の文書は、発信年月日が法律上重要である。
■発信者名
・文書の性質、内容、あて先などを考慮のうえ決める。
原則として、発信者は、あて先と同じレベルとし、必ず役職名だけでなく、氏名も記載する。
・会社によって代表者の表示の仕方が違うので注意する。
(例)
「社長」
「取締役社長」
「代表取締役社長」
JDPホールディングス株式会社
