断わり状は、おだやかな表現で「拝復 時下ますますご隆盛の趣お喜び申し上げます。
さて、本日五日付貴発第五十号によります、弊社工場見学のご希望まさに拝受いたしました。
例年でございますれば、全面的にご協力申し上げるところでございますが、本年は改装工事中のため足の踏み場もない有様、残念ながら、ご希望には添いかねます。
なにとぞ、事情ご賢察のうえ、またの機会にご利用いただきたく、お願い申し上げます。
まずは、取りあえずご返信申し上げます。
拝答」
工場見学の申し入れに対する断わり状です。
先方の依頼にこたえられない文書ですから、断わりの理由をハッキリ書いて、こちらの事情を納得してもらうのがポイントです。
断わることをハッキリさせたあと、「ご希望に添いかねる」とか「ご期待に背き恐縮ですが......」のような、やわらげた、おだやかな表現をするのも常識です。
